¿Cuánto afecta Suponer en lugar de preguntar?
Escrito por Administrator
Viernes, 13 de Diciembre de 2013 20:13
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La dirección de proyectos no es nueva, existe desde hace muchos años. Sin embargo, desde entonces, seguimos cometiendo los mismos errores críticos una y otra vez.

¡El error de no volver a validar las hipótesis del proyecto!

El problema viene cuando nosotros, como directores, creemos erróneamente que las suposiciones que se han hecho del proyecto que vamos a dirigir siguen siendo correctas y válidas cuando este comienza, que suele ser unas semanas o meses después.

A menudo, cuando el proyecto llega a nuestras manos ya ha sido aprobado y se ha desarrollado (en el mejor de los casos) un Plan preliminar para la Dirección del Proyecto, al menos se ha establecido un alcance, el cronograma inicial y el presupuesto del proyecto. Todo esto basado en una serie de suposiciones y las restricciones ya han sido registradas.

Cuando nos ponemos a cargo del proyecto, los supuestos bajo los cuales se hizo una planeación inicial pueden haber cambiado considerablemente hasta el punto de que ya no deban ser considerados o deban redirigirse hacia objetivos diferentes.

Recordemos que un supuesto es una cosa o idea que se considera como verdadera o que creemos que sucederá de una cierta manera, sin estar seguros de ello. Suponemos que así será…

En cualquier caso, un plan siempre se basa en suposiciones (por ejemplo un plan estratégico, plan de negocio o de proyecto) y ejecutar un proyecto siguiendo un plan de dirección cuyos supuestos no son validados continuamente es exponernos a recibir sorpresas desagradables, y en algunos casos a que nuestros proyectos fracasen.

Cuando dirigimos proyectos, contamos con software que nos ayuda en el seguimiento de las actividades, los costos, alcance, riesgos y muchos otros aspectos, pero no hay herramientas que nos ayuden a probar la validez de los supuestos, peor aún, muchas veces ni si quiera somos conscientes de que se ha supuesto en nuestro proyecto más de lo que pensamos. Para probar la validez de los supuestos del proyecto y saber que lo debemos hacer continuamente solo contamos con el “Juicio de Expertos”, el nuestro y el de nuestro equipo de trabajo.

Los supuestos siempre pueden cambiar y la planeación debe ajustarse de acuerdo a los hechos y nuevos supuestos identificados. Algunos ejemplos de supuestos que pueden cambiar en cualquier proyecto son:

 

  • ü El costo de pedir prestado dinero y los intereses se mantendrán fijos
  • ü Los costos de adquisición de materiales no van a aumentar
  • ü Los materiales requeridos en el proyecto llegarán en la fecha programada
  • ü El personal con las habilidades necesarias estarán disponibles cuando se necesiten
  • ü El equipo de trabajo se mantendrá sin cambio durante todo el proyecto
  • ü El mercado aceptará fácilmente el producto
  • ü La tecnología propuesta para la solución va a funcionar correctamente
  • ü Los riesgos son bajos y se pueden mitigar fácilmente

 

Todo supuesto es un posible evento de riesgo en el proyecto, por lo tanto debemos desarrollar planes de contingencia de acuerdo al plan de riesgos para saber qué haremos en caso de que algún supuesto no se cumpla.

Algunos consejos a tomar en cuenta durante el ciclo de vida de nuestros proyectos son:

  1. Registrar en un documento todos los supuestos que hemos hecho para el proyecto
  2. Validar las hipótesis en cada reunión de seguimiento. ¿Sigue teniendo validez lo que se había supuesto inicialmente? Si o No
  3. Preguntar y NO SUPONER. Si no entendemos o no estamos seguros de algo, en lugar de hacer suposiciones es mejor preguntar y aclarar.
  4. Establecer una comunicación clara con el equipo y los involucrados (stakeholders). Muchas veces, hacemos suposiciones de manera inconsciente. Si los demás nos dicen algo, hacemos suposiciones, y si nos dicen nada, también las hacemos para satisfacer nuestra necesidad de saber y reemplazar la necesidad de comunicarnos.

Si nos comunicamos y preguntamos, como decíamos en el punto anterior evitaremos suponer y por lo tanto problemas futuros.

Recordemos que cuando planeamos que algo va a suceder de la manera que esperamos, se cumplirá “Si y SOLO Si…”

Si queremos mitigar o evitar recibir sorpresas poco gratas, validemos los supuestos del proyecto.

¿Y Tú, cómo administras los supuestos en tus proyectos?